Koncepcja e-administracji zakłada udostępnienie każdemu obywatelowi oraz przedsiębiorstwu łatwego dostępu do usług administracyjnych za pośrednictwem Internetu bez konieczności fizycznej wizyty w urzędzie. Administracja elektroniczna ma na celu usprawnienie życia obywatelom oraz przedsiębiorcom, którzy potrzebują załatwić sprawę urzędową. Nie trzeba stać w kolejkach, nie trzeba kilometrami jechać do urzędy. To wielka oszczędność czasu, nerwów i pieniędzy.
Administracja publiczna, także w Polsce, musi podporządkowywać się współczesnym trendom rynkowym. Pracujemy zdalnie, przyzwyczailiśmy się, że zamawiamy jedzenie zdalnie, robimy zakupy nie wychodząc z domu. Działania z wykorzystaniem Internetu są coraz bardziej powszechne i oczywiste. Zjawisko to dotyczy niemal wszystkich grup wiekowych. Także osoby po 60 roku życia coraz częściej korzystają z udogodnień, które niesie cyfryzacja. Wiele starszych osób musiało zacząć rejestrować się w szpitalach i przychodniach przez internet. Dlaczego więc nie mieliby robić tego samego w urzędzie miasta, starostwie powiatowym lub innym urzędzie?
E-administracja staje się naturalną ścieżką rozwoju i udoskonalaniu procesów administracyjnych. Dzięki takim rozwiązaniom możemy zoptymalizować ilość potrzebnego czasu na załatwianie spraw administracyjnych od strony petentów jak i urzędników. Dodatkowo zgodnie z aktualną coraz większą świadomością ekologiczną ludzi, w znacznym stopniu ograniczymy zużycie artykułów papierowych, tuszu, sprzętu do drukowania i kopiowania. Im więcej działań możemy podjąć online, tym rzadziej odwiedzamy urzędy. Dzięki temu nie zanieczyszczamy powietrza poprzez zużycie CO2 podczas jazdy samochodem, nie stoimy w korkach w centrum miasta, nie zużywa się ton papieru i tuszu do drukarek.
Wirtualna rzeczywistość daje nowe możliwości obsługi klientów, w tym na linii obywatel – państwo. Zwłaszcza 2020 rok i pandemia spowodowały wręcz konieczność przejścia administracji do internetu. Nie wszystko się udaje, ale kierunek działań wydaje się dobry i wręcz konieczny.
Europejski Program Rozwoju Elektronicznej Administracji definiuje Elektroniczną Administrację w następujący sposób: „Elektroniczna administracja opiera się na wykorzystaniu technologii informatycznych i telekomunikacyjnych w administracji publicznej. W ramach elektronicznej administracji zakłada się zmiany oraz usprawnienia organizacyjne, szeroką modernizację oraz optymalizację procesów administracyjnych pod kątem efektywności. Istotnym aspektem jest standaryzacja systemów e-Administracji w ramach państw UE. E-Administracja poprzez widoczne poprawienie jakości świadczonych usług ma zachęcać obywateli do większego zaangażowania w procesy demokratyczne oraz wspierać funkcjonowanie mechanizmów państwa”.
W Polsce zagadnienia związane z funkcjonowanie e-administracją reguluje Ustawa z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Ustawa określa m.in. zasady dotyczące funkcjonowania „ePUAP”, czyli elektronicznej platformy usług administracji publicznej, wymiany informacji publicznej drogą elektroniczną, pomiędzy urzędnikami a petentami oraz świadczenia usługi podpisu zaufanego.
E-administracja swoje początki w Polsce ma w 1994 roku, kiedy to Komisja Europejska wydała raport „Europa i społeczeństwo globalnej informacji”. Pierwsze działania w tym kierunku zostały podjęte dopiero w 2000 roku, kiedy to w naszym państwie została uchwalona ustawa w sprawie budowania podstaw społeczeństwa informacyjnego w Polsce. Ustawa ta mówi o opracowaniu strategii, która ma wypłynąć na rozwój społeczeństwa informacyjnego w naszym państwie i podjęcie działań prawnych, które umożliwią szybki rozwój gospodarki elektronicznej.
Kolejnym krokiem było przyjęcie przez Radę Ministrów do realizacji programu „Cele i kierunki rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Polsce”. Powstał on między nimi dlatego, że przygotowanie strategii rozwoju społeczeństwa informacyjnego jest jednym z wymogów, które musi spełnić państwo aspirujące do bycia członkiem Unii Europejskiej.
Dalej opracowany został projekt „ePolska. Plan działań na rzecz rozwoju społeczeństwa informacyjnego na lata 2001-2006”. Dokument ten zawiera postulat o dostosowanie administracji publicznej do tego, by można było w niej wykorzystać narzędzia teleinformatyczne. Ważnym elementem planu są również zmiany społeczne oraz zmiana prawa.
W 2004 roku pojawiły się dwa ważne dokumenty: „Plan działań na rzecz rozwoju elektronicznej administracji na lata 2005-2006” i „Proponowane kierunki rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Polsce do 2020 roku”
W 2008 roku przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji został stworzony dokument o nazwie „Strategia rozwoju informacyjnego w Polsce do roku 2013”. Zostały w nim zawarte bardzo ważne informacje na temat e-administracji i jej rozwoju. Znajdziemy tam między innymi to, że Polska jako kraj będzie dążyć do udostępnienia jak najszerszego zakresu usług administracji publicznej. Cały ten proces będzie się odbywać zgodnie z określonymi priorytetami. Pierwszym z nich objęte zostały usługi najsłabiej rozwinięte w porównaniu do innych krajów Unii Europejskiej takie jak:
- podatek od osób prawnych, deklaracje i notyfikacje VAT
- zamówienia publiczne
- rejestracja działalności gospodarczej
Kolejny priorytet obejmował:
- usługi, z których mogą korzystać obywatele (między innymi podatek od osób
- fizycznych, koszty opieki medycznej, zasiłek dla bezrobotnych czy akty stanu cywilnego)
- zezwolenia i certyfikaty
Trzecim priorytetem zostały objęte:
- katalogi biblioteczne
- dokumenty tożsamości
- rejestracja osób na studia
Czwarty priorytet to usługi, które nie obiegały tak wyraźnie od swoim poziomem od pozostałych krajów UE. Między innymi:
- usługi świadczone przez urzędy pracy
- deklaracje celne
- pośrednictwo pracy
- obowiązkowe społeczne ubezpieczenia
Następnym bardzo ważnym etapem realizacji przyjętej strategii było udostępnianie danych z rejestrów, jak np.:
- Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludności (PESEL)
- Rejestr Gospodarki Narodowej (REGON)
- Krajowy Rejestr Sądowy (KRS)
- Centralny Rejestr Aktów Stanu Cywilnego
- Ogólnopolska Ewidencja Wydanych i Utraconych Dowodów Osobistych;
- Krajowa Ewidencja Podatników (NIP)
Komisja Europejska co roku wydaje kompleksową ocenę postępów w cyfrowym świadczeniu usług. Badane jest wtedy 36 państw. W tych badaniach analizuje się wskaźniki, które są podzielone na 4 poziomy. Dotyczą one użytkowników e-administracji, przejrzystości rozwiązań oraz ich dostępności. A jeden z tych obszarów dotyczy również dostępności e-usług dla obcokrajowców w danym państwie. Raport z 2020 roku pokazuje, że dostępność do usług świadczonych drogą elektroniczną wynosi średnio 68%. Wśród czołówki można znaleźć takie państwa jak Malta, Estonia, Austria. Gorzej wypadły Czarnogóra, Albania czy Macedonia Północna. Polska uzyskała wynik57% i jest to 27 pozycja w rankingu. Polska nie jest liderem w procesie wprowadzania e-administracji. Wszystkie przeprowadzone badania pokazują, że obywatele znacznie rzadziej korzystają z e-usług niż obywatele innych państw. W większości wynika to z braku zaufania do rozwiązań informatycznych, ale niestety nadal dużym problemem jest brak dostępu do Internetu czy nawet posiadanie komputera lub umiejętności właściwego korzystania z niego. Większość osób bez problemu ogląda w telefonie YouTube, relacje znajomych na Facebooku, komunikuje się przez Messenger, ale już bankowość elektroniczna i administracja elektroniczna stanowią nie lada wyzwanie. Wydaje się, że zawodzi edukacja na poziomie szkoły podstawowej i średniej. Lekcje informatyki nie powinny koncentrować się głównie na pakiecie Office (który też jest ważny), ale dobrze, gdyby podstawa programowa wręcz wymuszała naukę korzystania z aplikacji bankowych i obsługę portali urzędowych.
Do ciągle aktualnych problemów polskiej e-administracji należy zaliczyć:
– złożone i niespójne procedury występujące w administracji publicznej
– brak wspólnej, jednolitej strategii obsługi petentów na terenie całego kraju (bywa tak, że do jednego urzędu gminy/powiatu zapiszemy się na wizytę przez internet, do drugiego już nie)
– niewystarczająco wyedukowani urzędnicy w zakresie funkcjonowania e-administracji
– bardzo słabo wyedukowane społeczeństwo w zakresie funkcjonowania e-administracji
– słaba koordynacja działań pomiędzy administracją rządową i samorządową
– wdrażanie przez państwo od początku wadliwie działających systemów informatycznych, jak chociażby irytujący użytkowników system e-TOLL
– obawa obywateli związana z korzystaniem z e-administracji (wirusy komputerowe, słaba jakość połączenia internetowego, niepewność co do poprawności działań petenta w sieci)
– uwarunkowania polityczne mające wpływ na kierunki wdrażania narzędzi cyfrowych w administracji
– obawa o wyciek naszych danych